Herzlich willkommen auf den Seiten des Notars Ralf Schumm in Erfurt
 

Gefälschte E-Mails und gefährliche Inhalte

Auch wir sind bereits Opfer von Verbrechern geworden, die den guten Ruf des Notars missbrauchen wollen, um sich durch Betrug oder Erpressung zu bereichern. Unter dem Namen des Notars und seiner Mitarbeiter wurden E-Mails verbreitet, die so aussehen sollen, als kämen sie von uns. Oft waren darin Links zu angeblichen Rechnungen oder anderen Dokumenten enthalten; in anderen Fällen wurden damit Dateianhänge verbreitet - in jedem Fall sollten sie auf dem Rechner des Empfängers Schaden anrichten. Dieser Schaden kann gewaltig sein: Durch "Ransomware" zum Beispiel kann Ihr Rechner verschlüsselt werden, so dass Sie nur noch an Ihre Daten kommen, wenn Sie an die Erpresser ein "Lösegeld" zahlen. Und wenn Ihr Rechner genutzt wird, um Ransomware zu verbreiten, können Sie im Extremfall auf Schadensersatz verklagt werden. 

Auf dieser Seite wollen wir Ihnen erläutern, wie Sie sich gegen solche Gefahren schützen können, und was wir tun, um Sie dabei zu unterstützen.

Eines gleich vorab: Wir selbst können solche Missbräuche kaum verhindern. Wir könnten nur dann etwas dagegen unternehmen, wenn die gefälschten E-Mails tatsächlich von unserem System verschickt werden. Dagegen schützen wir uns aber schon recht erfolgreich - durch die gleichen Maßnahmen, die auch Sie auf Ihrem Rechner einsetzen sollten: Ein gutes Anti-Viren-Programm, regelmäßige Updates und Vorsicht bei dem, was wir auf unsere Rechner lassen. 

Die Kriminellen, die gefälschte E-Mails versenden, lassen sie aber meist nur so aussehen, als kämen sie von uns, obwohl sie in Wahrheit von irgendeinem "gekaperten" Rechner verschickt werden, der überall auf der Welt stehen kann - und den wir daher auch nicht abschalten können. Deshalb müssen Sie selbst dafür sorgen, dass Sie nicht zum Opfer dieser Verbrecher werden. Meist ist das aber recht einfach, wenn Sie sich einige Fragen stellen:

Ist es wirklich wahrscheinlich, dass diese E-Mail von meinem Notar kommt?

Bearbeiten wir gerade einen Auftrag von Ihnen? Wenn nicht - warum sollten wir Ihnen eine E-Mail schreiben? Und auch wenn wir gerade für Sie tätig sind: Lesen Sie zuerst den Betreff der E-Mail. Hängt das mit Ihrem Auftrag zusammen? Wir wollen, dass Sie möglichst sofort wissen, worum es geht. Also schreiben wir in den Betreff auch etwas, das Sie wahrscheinlich wiedererkennen werden: Unsere Vorgangs- oder Urkundennummer, die Vertragsbeteiligten, irgendetwas Erkennbares. Wenn Sie das nicht wiedererkennen, ist die E-Mail mit großer Sicherheit gefälscht - und gefährlich. 

Verschickt mein Notar E-Mail mit Links darin?

Natürlich, das tun wir. Aber nicht im eigentlichen Text. Sie finden Links in unseren E-Mails nur am Ende: unsere E-Mail-Adresse, unsere Web-Adresse und unsere Datenschutzerklärung. Im eigentlichen Text verwenden wir keine Links. Wenn Sie also eine E-Mail erhalten, in der Sie erst einen Link anklicken müssten, um den eigentlichen Inhalt zu finden: löschen Sie sie sofort - sie ist gefälscht.

Was für Anhänge verschickt mein Notar?

Bestimmte Arten von Anhängen sind besonders gefährlich, weil sich darin sehr einfach schädliche Software verstecken lässt. Das "Word"-Format mit der Dateiendung ".doc" gehört dabei zu den riskantesten. Dagegen gelten PDF-Dateien (die sich z.B. mit dem "Acrobat Reader" öffnen lassen), als vergleichsweise sicher. Daher versenden wir Vertragsentwürfe und andere Dokumente niemals als Word-Datei, sondern immer als PDF. 

Aus dem gleichen Grund akzeptieren wir auch grundsätzlich keine fremden Word-Dokumente. Wenn Sie uns z.B. Änderungen zu einem Entwurf schicken möchten, dann senden Sie sie uns bitte einfach im E-Mail Text, oder in einer PDF-Datei. PDF-Dateien können Sie in neueren Word-Versionen mit der Funktion "Word to PDF" erzeugen; für ältere Versionen oder andere Software finden Sie gute Werkzeuge zu diesem Zweck im Internet (z.B. den "PDFCreator").

Schickt der Notar Rechnungen, Mahnungen und andere wichtige Mitteilungen per E-Mail? 

Schon aus formalen Gründen dürfen wir Kostenrechnungen und ähnlich wichtige Schreiben (wie z.B. Fälligkeitsmitteilungen bei Kaufverträgen) nur in Papierform per Post versenden. Wenn Sie also per E-Mail eine Zahlungsaufforderung oder etwas ähnliches bekommen, die so aussieht, als käme sie von uns, ist sie gefälscht.

Gilt das immer, oder gibt es Ausnahmen?

Wenn Sie uns ausdrücklich darum bitten, Ihnen eine Rechnung oder eine Fälligkeitsmitteilung zusätzlich auch per E-Mail zu schicken (z.B. weil Sie gerade verreist sind), dann tun wir das natürlich gern. Aber wir schicken sie dann immer als PDF-Datei und niemals von uns aus, sondern nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch hin: in diesem Fall wissen Sie also vorher schon, dass da etwas kommt. 

Aber wenn die E-Mail wichtig oder dringend zu sein scheint...?

Kein Dokument, das wir Ihnen schicken, kann so dringend sein, dass Sie es unbedingt sofort öffnen müssen. Wenn Sie sich unsicher sind, ist also immer genug Zeit, uns anzurufen und sich zu vergewissern, ob eine E-Mail auch wirklich von uns stammt. 

Gibt es noch weitere Sicherheitsmaßnahmen?

Ja, die gibt es. Unsere E-Mails sind mit einer "elektronischen Signatur" versehen, die zweifelsfrei nachweist, ob eine E-Mail von einer unserer E-Mail-Adressen kommt und auch nicht verändert wurde. Was Sie brauchen, um diese Signatur prüfen zu können, finden Sie auf dieser Seite.